I Servizi di Stampa Gestita (MPS): quando lavorare meglio significa spendere meno

I costi per la gestione dei documenti all’interno di  un’azienda possono pesare fino al 15% dei ricavi: questo ha sentenziato un recente studio di Gartner Research. Uno strumento concreto per la riduzione di tali costi – con risultati garantiti fino all’abbattimento di 2/3 delle voci implicate – sono i “Servizi di Stampa Gestita” (Managed Print Services – MPS).

I Servizi di Stampa Gestita

Lo stesso istituto di ricerca menzionato in precedenza, definisce i Servizi di Stampa gestita come “l’insieme di servizi offerti da un fornitore esterno per ottimizzare o gestire la produzione di documenti (intesi come documenti di carta stampata) di un’azienda. I componenti principali riguardano: la reale valutazione dei bisogni, la sostituzione (generale o selettiva) dell’hardware, il servizio di manutenzione e assistenza, la fornitura di parti di ricambio e consumabili. Il fornitore del servizio deve anche monitorare l’utilizzo della flotta delle stampanti, multifunzioni e fax tenendo traccia di eventuali problemi riscontrati, della loro soluzione e della soddisfazione dell’utente” (fonte: http://www.gartner.com/it-glossary/managed-print-services-mps/).

Lo scenario economico italiano   

Gli analisti IDC Italia (International Data Corporation – primo gruppo mondiale specializzato in ricerche e analisi di mercato) hanno evidenziato che – al fine di aumentare la propria competitività – le aziende italiane sono costrette a tagliare le spese in qualunque area e lungo qualsiasi processo. Da questo scenario emerge l’assoluta importanza dell’adozione di questi servizi, tecnicamente definiti con l’acronimo Mps, Managed print services.

L’impatto dei Servizi di Stampa Gestita (MPS) in azienda

Adottare una strategia basata sui MPS tipo garantisce: 1) governare in modo più efficiente l’operatività di tutte le risorse di stampa installate e 2) consistenti risparmi sui costi di gestione.  Sono sempre di più le aziende – di tutte le dimensioni, dalle Pmi alle grandissime realtà – che adottano tali soluzioni.

La nostra nazione è un bacino molto recettivo per i MPS. A rivelarlo è una proiezione di IDC, secondo cui il valore di questo mercato (in Italia) è destinato a crescere con un tasso composto annuo del 10%. Il punto di riferimento per i responsabili It è costituito dal fatto che la penetrazione dei servizi di stampa gestiti nelle aziende dei principali Paesi europei, attualmente nell’ordine del 30%, è destinato a crescere ancora.

Perché la domanda cresce

Secondo quanto dichiarato dagli esperti, a incrementare la domanda di MPS contribuiranno alcuni elementi: la tendenza che vede le soluzioni Mps abbracciare aree come il Bpo (Business process outsourcing) e il Dpo (Document process outsourcing), la disponibilità di soluzioni innovative e in particolare quella basate su tecnologie cloud e pensate per le esigenze di mobile printing (sotto il cappello dei progetti Byod, Bring your own device) e un’attenzione maggiore da parte delle Pmi ad offerte in grado di estendere i servizi di stampa di base alla gestione documentale.

Le soluzioni MPS in pratica

Ma cosa comporta, in pratica, ricorrere a soluzioni MPS? Se nel rispondere alla domanda partiamo dai benefici, la risposta è sulla carta anche semplice: i servizi di stampa gestiti nascono infatti per controllare e gestire tutte le risorse di printing in azienda (le pagine stampate, i materiali di consumo, la reportistica) rispetto a un modello operativo in cui tutti i flussi e i processi risultano ottimizzati sulle reali esigenze produttive dell’organizzazione; e per tutto quanto riguarda gli acquisti di nuove attrezzature e tutte le  attività di assistenza e manutenzione del parco installato.

La tendenza del mercato italiano

E’ chiaro che il mondo della stampa si sta spostando da una modalità di “possesso”, focalizzata sul detenere la “proprietà” della stampante o della multifunzione, a una modalità di stampa gestita in modalità “servizio”.

Le aziende che per prime hanno sposato il paradigma della stampa gestita sono le grandi aziende o quelle aziende che per “vocazione” sviluppano grandi volumi di stampa, come per esempio banche e assicurazioni.

Ma la stessa tendenza, nel 2016 in maniera particolare, interessa anche relaltà di dimensioni ridotte. Sono migliaia, infatti, le attività professionali (studi di ingegneria, studi legali e/o notarili e studi commerciali) che insieme a piccole e medie imprese (attività che vedono nel loro organico da 2 a 50 utenti dei sistemi informatici aziendali), nel corso di quest’anno  si sono avvicinati a questo nuovo approccio.

La formula di “erogazione” del servizio, è vincente a partire dall’analisi preliminare: si comincia con l’analisi dei volumi e della distribuzione dei dispositivi di stampa in azienda per determinarne lo stato di efficienza e poi si va ad implementare il servizio Mps ottimizzando in primis le infrastrutture, quindi creando un sistema di gestione dei dispositivi e infine determinando i sistemi di sicurezza e manutenzione.

Scegliere al meglio il fornitore dei Servizi di Stampa Gestita (Provider MPS)

Se è vero che dal punto di vista dei “Brand”, i maggiori (Xerox, Ricoh, Konica Minolta e Kyocera) sono praticamente allineati rispetto all’importanza del fattore MPS nell’ambito della propria offerta, a fare la differenza è il “Provider” dei Servizi di Stampa Gestita. Troppo spesso si assiste ad aggressive politiche di “prezzo” da parte di aziende “Provider” improvvisati o con esperienza limitata. Il fatto è che – nella maggioranza dei casi – i servizi MPS sono erogati su dispostivi resi disponibili alle aziende attraverso operazioni di noleggio operativo (che impegnano il cliente per 60 mesi) e solo raramente si indaga sulla reale affidabilità tecnica del Provider di turno.

Altra trappola da evitare è quella di affidarsi direttamente alle “case madri”. Elemento non trascurabile è che le “case madri” hanno un unico scopo: la produzione di hardware – e non l’erogazione del servizio. Per questo motivo, pur di far lavorare le fabbriche – possono applicare prezzi aggressivi  anche a clienti “diretti” e “promettere” un servizio che – essendo poi demandato ad un sottobosco di piccoli manutentori locali non meglio identificati (e non meglio certificati) generano carenze e difficoltà nella quotidianità operativa. Non è raro, infatti, imbattersi in aziende – anche di discrete dimensioni, forse più Medie che Piccole – abbandonate a se stesse, le quali per segnalare un problema o semplicemente per avere una fornitura di toner, hanno a che fare con call center esteri e vengono trattati come “semplici” “Cliente Numero….”. A quel punto anche le richieste più semplici comportano notevoli complessità.

In sintesi: avvalersi delle soluzioni MPS è sicuramente un’enorme opportunità, alla portata di aziende di ogni dimensione. Prima di scegliere il “Provider” a cui affidarsi, è opportuno approfondire la sua reputazione e raccogliere una serie di informazioni in merito alla struttura aziendale, tempi di intervento e rapporti con le case madri (diffidando dei monomarca). Solo in questo modo la scelta sarà davvero orientata verso una soluzione che consentirà un miglioramento operativo a fronte di un reale risparmio.