La dematerializzazione dei documenti è ormai un dato di fatto in molte realtà economiche italiane. L’introduzione della fatturaPA nel 2015, ha messo di fronte al fatto compiuto centinaia di migliaia di imprese (590.000 fornitori della PA) e decine di migliaia di uffici pubblici (53.000 uffici) che si sonoscambiati 22 milioni di file Fattura.
Il fatturato dell’eCommerce in Italia nel 2014 è stato complessivamente di 24,2 miliardi di Euro per un totale di circa 200 milioni di transazioni, tralasciando le transazioni relative al “tempo libero” (gioco on line, ecc.), il 51% delle transazioni online è stato destinato ad acquisti di beni e servizi (in particolare, circa il 60% delle transazioni prevede movimentazione di merci).
Naturalmente, in entrambi i casi sopra citati, la documentazione di business che supporta l’avvenimento delle transazioni è elettronica.
Abbiamo quindi imparato a maneggiare contratti elettronici, DDT elettronici, fatture elettroniche, ricevute elettroniche, contestazioni elettroniche e così via. Ma dove conserviamo questi documenti che, anche per i privati, possono diventare importantissimi nel caso dovessimo farli valere di fronte a una “lite” o nel caso di richiesta da parte delle agenzie tributarie? Maneggiamo i documenti elettronici dando per scontato che l’obbligo di conservazione ricada sul produttore degli stessi e non ci curiamo affatto della loro archiviazione e conservazione nel tempo.
Stupirà inoltre sapere che, contrariamente anche alle migliori previsioni, il mercato della carta resta, nel carso degli anni, praticamente stabile a significare che la diffusione delle informazioni su mezzo analogico è consolidata.
Il fatto che si utilizzi ancora molta carta non deve far perdere la fiducia nel mezzo digitale, si possono infatti trovare soluzioni che integrano le filiere.
Semplificare attraverso l’innovazione tecnologica e velocizzare il processo di dematerializzazione è quanto si sono proposte Duplex e trecento60°, società, la prima, specializzata nel mondo del printing e la seconda nel mondo della dematerializzazione e conservazione sostitutiva dei documenti.
Le due società stanno sviluppando una piattaforma che consenta, tramite la stampante, di dare validità giuridica immediata al documento analogico e di renderlo immediatamente accessibile tramite la piattaforma di conservazione sostitutiva Consevami® rendendo il documento, valido ai fini legali, fruibile tramite computer o altri device mobili.
E’ auspicabile che il mercato proponga sempre più soluzioni integrate e che vadano nella direzione di impiegare la tecnologia per semplificare e velocizzare i processi di dematerializzazione e conservazione sostitutiva
dei documenti.
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