Le gestione delle informazioni globali (Global Information Management) comprende la raccolta delle stesse provenienti da una o più sorgenti e la loro distribuzione verso uno o più destinatari.
Per “informazione” oggi intendiamo tutto ciò che è patrimonio conoscitivo dell’azienda – sia in formato elettronico che cartaceo.
E’ naturale pensare che la migliore gestione del patrimonio informativo aziendale è direttamente collegata con il successo della propria attività.
Inoltre, oggi più che mai – dato che viviamo nell’era del CLOUD COMPUTING con un’ampissima diffusione di dispositivi di connessione personale (tablet e smartphone) – è necessario evitare ridondanze di dati e di processi nel reperire e inserire informazione nei cicli aziendali.
GESTIRE L’INFORMAZIONE significa ORGANIZZARNE e CONTROLLARNE:
- strutturazione
- elaborazione
- distribuzione.
In ogni azienda, c’è un proliferare di ambienti software che integrano il tipico “gestionale”. Sigle come ECM, BM, KM, WCM,DM e PDM sono sempre più diffuse nelle comunicazioni tra colleghi, titolari e consulenti.
Proprio per questo motivo, ed in considerazione che di fatto le INFORMAZIONI sono un BENE AZIENDALE (aggiungerei di ELEVATO VALORE), è opportuno definire delle linee guida per i processi che ne regolano le fasi di:
- raccolta
- gestione
- distribuzione
- condivisione.
Solo se le LINEE GUIDA sopra indicate sono condivise e seguite dall’intera organizzazione aziendale, si può ottenere il miglior risultato auspicabile.
Un altro dei benefici che si ottengono con la corretta gestione del patrimonio informativo, è il miglioramento della conoscenza all’interno dell’azienda, con la conseguente ottimizzazione di tempi e risorse.
Per questi motivi, investire il tempo (minimamente necessario) nella formazione al coretto utilizzo di un sistema di gestione delle informazioni, risulterà un vantaggio per tutte le figure aziendali:
- operatori – che eviteranno operazioni cicliche, ripetitive e noiose, per la ricerca di informazioni archiviate chissà dove;
- funzionari – che otterranno informazioni in tempi brevi, certi di non porre inutili carichi sui propri collaboratori;
- management – che avranno sempre il “polso” reale della propria azienda, certi di utilizzare al meglio le proprie risorse ed il proprio patrimonio informativo.
L’Azienda competitiva ha bisogno di agire rapidamente in questa direzione per mantenere il proprio vantaggio.
L’adozione di un adeguato sistema di Gestione delle Informazioni, e l’investimento del tempo necessario – secondo reali statistiche condotti dagli operatori del settore – aiuta di fatto a coprire il 40% dei costi legali alla gestione non ottimizzata del patrimonio informativo aziendale. Questa informazione è molto utile nella pianificazione annuale degli investimenti.
In conclusione, un “must” tra gli investimenti di maggior tendenza del periodo è il software di Gestione delle Informazioni (Gestione Documentale). Tener presente queste informazioni è di sicuro vantaggio per chiunque si stia avvicinando alla valutazione di una simile soluzione.
Contributo di
Davide Bettati
