Stai aprendo un nuovo ufficio o è arrivato il momento di sostituire la stampante, il fotocopiatrice e il fax? Hai deciso di sostituire i 3 dispositivi di sopra con un unico multifunzione?
In ogni caso, voglio indicarti quali sono le principali caratteristiche da tenere presente nelle tue valutazioni.
La premessa fondamentale è che le informazioni che seguono sono comuni a multifunzioni che sono concepite per fornirti un buon livello di affidabilità e che difficilmente troverai nella grande distribuzione (Mediaworld, Euronics, Trony e affini).
Per intenderci: mi riferirò solo a caratteristiche comuni alle soluzioni adottate dai circa 200 nuovi clienti con cui ho lavorato lo scorso anno, e che sono la garanzia del lavoro quotidiano di circa 10.000 utenti.
1 – Velocità di stampa
2 – Velocità di scansione
3 – Ciclo di lavoro (Duty Cycle)
Altre caratteristiche come: connettività Wifi, formati di scansione, compatibilità con sistemi operativi (Linux, Windows, Mac), cloud print saranno trattati in articoli specifici.
Se ti occorrono informazioni non ancora analizzate, contattami pure.
Cominciamo.
1 – Velocità di stampa
Questo valore è indicato in pagine per minuto (ppm) per le stampanti/multifunzione laser e cera, in impressioni per minuto (ipm) per i dispositivi inkjet.
Qual è la differenza?
PPM – pagine intere prodotte in un minuto. Che tu stia stampando una sola riga di testo o una fotografia che copre tutto il foglio, il valore è costante perché indica il tempo necessario ad un foglio per completare il ciclo di stampa ed essere “sputato” fuori dal dispositivo.
- Esempio: se ho una stampante da 20 ppm posso stampare in un minuto 20 copie di un documento di Word. Che sul documento ci sia solo una riga di testo, contenga una fotografia o un F24, il tempo di stampa non cambia.
IPM – indica la maggior velocità di espulsione di un foglio con l’impressione ottenibile con il singolo passaggio della testina di stampa sul foglio.
- Esempio: se ho una stampante da 35ipm posso stampare in un minuto 35 copie di un documento di Word contenenti una riga. Se il mio documento ha 35 righe, impiego un minuto. Se ha 70 righe, ci vogliono due minuti.
Se per i dispositivi inkjet (IPM) non c’è altro da considerare, per quelli laser e a cera bisogna spendere due parole in più.
Velocità di stampa prima pagina
In giro da clienti mi è capitato di vedere cose apparentemente inspiegabili. Per capirle, quando ero all’inizio della mia attività, ho dovuto coinvolgere il mio collega capotecnico. Vi racconto in breve l’aneddoto (sul quale torneremo anche per un confronto reale sulle altre caratteristiche)…
Cliente: Falconieri, lei mi sta proponendo una multifunzione in A3 da 22 ppm, la concorrenza mi offre una multifunzione in A3 da 30 ppm, con un risparmio del 15%. Come la mettiamo? Mi fa lo sconto?
Io: Dottore, a vederla così dovrei dirle che ha ragione e farle “lo sconto”. Mi lasci un giorno per riordinare le idee…
Torno in ufficio e parlo con il capo tecnico, dopo aver scaricato le caratteristiche delle macchine proposte dalla concorrenza. Il capo tecnico mi spiega: la macchina della concorrenza ha meno memoria RAM e non ha l’hard disk quindi le 30ppm le fa solo se mando in stampa 30 copie di un documento formato da un singolo foglio. Il dispositivo che proponevo io aveva 2Gb di memoria RAM è un hard disk interno da 320GB. Queste caratteristiche la rendevano più performante. In che senso?
Mentre la macchina della concorrenza impiegava più di 10” per stampare il primo foglio, la mia proposta ci metteva poco più di 8”.
Finalmente avevo capito ed ero in grado di spiegarlo al cliente.
La velocità da tenere in considerazione non è la la velocità di stampa nominale (quella indicata nel modello di turno) ma il tempo di stampa prima pagina. Le stampanti/multifunzione più performanti sulla prima pagina – e quindi realmente più veloci – hanno sufficiente memoria RAM è un discreto hard disk interno. Chiaramente tutto questo influisce sul prezzo e quindi sul budget.
Una macchina discreta ha queste caratteristiche minime:
- Processore: 1.0 GHz Dual Core
- Hard Disk: 250 GB – (senza Hard Disk si può classificare “Low Cost”) – in alternativa almeno 32GB SDD
- RAM: almeno 2 GB
(nell’esempio sono evidenziate queste caratteristiche con i tempi dichiarati dalla casa madre)
2 – Velocità di scansione
Questo valore è indicato in pagine per minuto (ppm) o immagini per minuto (ipm), è valido – ovviamente – solo per le multifunzione, e rappresenta il numero di pagine in forma A4 (o immagini in formato A4) acquisite dall’alimentatore automatico al minuto. È riferito ad una risoluzione di acquisizione standard da 300 dpi.
Le multifunzioni professionali oramai hanno una velocità minima di 50 ppm. Multifunzioni con velocità inferiori non sono idonee al lavoro d’ufficio. Viviamo nell’era della dematerializzazione, per cui le performance richieste dagli scanner disponibili sulle multifunzione sono sempre maggiori. Per questo motivo, il top di gamma è costituto da dispositivi dotati di DualScan (alimentatori automatici di fogli muniti di una doppia lente di scansione, capaci di fare una scansione delle due facciate di un foglio al singolo passaggio). Per questi dispositivi la velocità di scansione tocca punte di 160-200 pagine al minuto. Soluzioni del genere sono molto apprezzate da avvocati, notai, commercialisti e tutte le realtà dove è necessario “digitalizzare” grandi quantità di documenti.
(nell’esempio è indicata la caratteristica)
3 – Ciclo di lavoro (Duty Cycle)
Almeno che tu non faccia parte degli utenti che preferiscono sostituire una stampante all’anno perché “costa meno” (approfondiremo in un post dedicato questo argomento), presta attenzione a questo elemento: fa la differenza tra un buon investimento e un’emorragia delle tue finanze.
Ogni volta che incontro un nuovo potenziale cliente, chiedo: “hai una un’idea di quanto stampi nel tuo ufficio?”…Le risposte solo raramente corrispondono alla realtà. Mi diverte molto ragionare sulla percezione individuale del “poco” e del “molto”.
Che cosa intendo?
Esempio di risposta: “Guarda noi stampiamo una montagna di carta”.
Dati realmente rilevati: 1.250 pp/mese (2 risme e mezzo) per 2 utenti.
Oppure…
Esempio di risposta: “Guarda noi ormai non usiamo più la carta…sai stiamo dematerializzazione”.
Dati realmente rilevati: 3.000 pp/mese nere e 1.000 colore (8 risme, quasi 2 cartoni) per 3 utenti.
I Dati realmente rilevati li ricavo con un apposito strumenti software (se pensi che possa esserti utile, contattami: posso condividerlo gratuitamente).
Come vedi, le percezioni spesso sono alterate. Per questo motivo, e per evitare scelte errate, verifica bene il tuo consumo reale di stampe.
Qual è un Duty Cycle affidabile?
Tieni conto di quanto segue:
- Il periodo di ammortamento per una stampante/multifunzione che costa più di 512,00€ è di 5 anni (60 mesi)
- Qual è il tuo consumo medio mensile? (Esempio: 2.000 pagine – equivalenti a 4 risme di carta)
- Moltiplica i 2 valori (60 mesi x 2.000 pagine al mese = 120.000 pagine)
- Aggiungi il 10% di variabili (stampe impreviste – come bilanci provvisori, errori di stampa, la tesi di laurea di tuo figlio o le foto delle vacanze)
- Duty Cycle (Montly): non meno di 132.000 pagine
(nell’esempio sono stati oscurati i modelli delle macchine, ma conservati le dichiarazioni della casa madre e – in basso – la definizione corretta del valore)
Conclusione
Iscriviti alla newsletter e scarica il capitolo 1 della Guida alla scelta della stampante/multifunzione più adatta al lavoro del tuo ufficio.
Se hai bisogno di qualche chiarimento, contattami liberamente: meglio fare una email (o una telefonata in più) che un acquisto di cui pentirsi.
Contributo di: Salvatore F.
